Pembuat Tanda Tangan Microsoft 365 dan Panduan Pemasangan
Buat tanda tangan HTML profesional dalam beberapa menit. Mulai dari Outlook web, lalu periksa setiap aplikasi Outlook yang Anda gunakan dan siapkan versi lokal bila perlu.
Perilaku tanda tangan Microsoft 365 bergantung pada jenis akun, kebijakan organisasi, dan versi Outlook. Sebagian kotak surat mendukung tanda tangan yang tersimpan bersama akun, sedangkan yang lain masih perlu diatur di setiap aplikasi. Panduan ini membahas pemasangan oleh pengguna, pemeriksaan di Windows, Mac, dan ponsel, serta alternatif terpusat untuk tim TI.
Buat desain di generator gratis
Pilih template, isi nama, jabatan, perusahaan, email, dan tautan kontak. Generator menghasilkan HTML berbasis tabel yang cocok untuk editor Outlook. Klik "Salin Tanda Tangan" setelah selesai.
Masuk ke Outlook di web
Buka outlook.office.com dan masuk dengan akun Microsoft 365 kantor atau sekolah. Buat tanda tangan di web terlebih dahulu, lalu periksa apakah aplikasi Outlook lain menampilkannya atau masih membutuhkan salinan lokal.
Buka pengaturan tanda tangan
Klik roda gigi di kanan atas → Pengaturan → Akun → Tanda tangan. Pilih tanda tangan yang ada atau klik "Tambahkan tanda tangan", beri nama, lalu buka editor.
Tempel dan beri nama
Klik area editor tanda tangan lalu tekan Ctrl+V di Windows atau Cmd+V di Mac untuk menempel. Beri nama singkat seperti "Kantor" atau "Bawaan" agar mudah dikenali di menu pilihan. Tanda tangan tersimpan di kotak surat Anda, bukan hanya di sesi browser ini.
Pilih bawaan untuk pesan dan balasan
Pada "Pilih tanda tangan default", tentukan versi untuk pesan baru serta balasan/penerusan. Banyak pengguna memakai versi lengkap untuk percakapan baru dan versi singkat untuk balasan. Klik Simpan.
Periksa aplikasi Outlook yang digunakan
Kirim email percobaan dari Outlook Baru, Outlook Klasik, Outlook di Mac, dan aplikasi seluler yang Anda pakai. Jika tanda tangan tidak muncul, pasang salinan lokal di aplikasi tersebut.
Tanda tangan yang tersinkron dan yang tetap lokal
Outlook web dan Outlook Baru untuk Windows memiliki alur serupa. Sebagian akun dapat menampilkan tanda tangan kotak surat di beberapa aplikasi, tetapi jangan menganggapnya berlaku untuk semua organisasi.
Outlook Klasik untuk Windows, Outlook untuk Mac, dan Outlook seluler mungkin masih memerlukan pengaturan tanda tangan lokalnya sendiri, tergantung akun dan versi aplikasi. Microsoft pun mendokumentasikan Outlook untuk Mac secara terpisah dari alur Windows dan web.
Tanda tangan berbasis kotak surat memerlukan kombinasi akun Microsoft, kotak surat, aplikasi, dan kebijakan tenant yang tepat. Jika tanda tangan tidak muncul di sebuah aplikasi, gunakan editor tanda tangan lokal aplikasi tersebut alih-alih menganggap sinkronisasi sedang rusak.
Memasang tanda tangan seluler di iPhone dan Android
Jika Outlook seluler tidak menampilkan tanda tangan kotak surat, atur tanda tangan seluler langsung di dalam aplikasi. Buka aplikasi Outlook, ketuk ikon profil, masuk ke Pengaturan, lalu Tanda Tangan. Ketik atau tempel versi teks biasa dari data kontak Anda, kemudian simpan.
Tanda tangan Outlook seluler berbasis teks — format HTML, logo, dan gambar sebaris tidak terbawa dengan rapi ke sana. Pola yang umum adalah memakai tanda tangan teks biasa yang lebih pendek di ponsel (nama, jabatan, perusahaan, telepon, email) dan tanda tangan HTML lengkap di Outlook web serta Outlook untuk Windows.
Outlook seluler mendukung satu tanda tangan per akun di perangkat, dan tanda tangan itu dipakai untuk pesan baru maupun balasan. Jika Anda perlu tanda tangan berbeda untuk akun berbeda, atur setiap akun di dalam aplikasi Outlook secara terpisah.
Mengatasi masalah umum Microsoft 365
Jika muncul di web tetapi tidak di Windows, pastikan kotak suratnya sama, perbarui Outlook, dan periksa pengaturan tanda tangan di aplikasi Windows. Tempel secara lokal bila perlu.
Gambar tanda tangan hilang setelah ditempel: editor web Outlook cukup pemilih soal cara gambar disisipkan. Jika gambar yang ditempel menghilang, pakai tombol sisipkan gambar bawaan editor untuk menambahkan logo dari komputer, bukan mengandalkan versi tempelan. Logo yang disimpan di URL HTTPS tepercaya umumnya lebih stabil daripada data URI untuk tampilan lintas aplikasi.
Tanda tangan muncul di pesan baru tetapi tidak di balasan: periksa "Pilih tanda tangan bawaan" di Outlook web — opsi untuk pesan baru dan untuk balasan/penerusan diatur terpisah. Anda juga bisa membiarkan balasan tanpa tanda tangan dan menambahkannya manual pada utas tertentu.
Pengaturan tanda tangan cloud tidak ada di Outlook untuk Windows: biasanya ini berarti akun, tenant, atau versi aplikasi tidak menyediakan tanda tangan berbasis kotak surat. Tanyakan kepada admin TI, atau gunakan pengaturan tanda tangan lokal di Outlook untuk Windows melalui File → Opsi → Email → Tanda Tangan.
Tanda tangan terpusat melalui aturan email
Ketika perusahaan ingin semua karyawan mengirim pesan dengan tanda tangan atau disclaimer yang seragam, tim TI biasanya tidak mengatur Outlook tiap pengguna satu per satu. Sebagai gantinya, admin menyiapkan aturan alur email (transport rule) Exchange Online yang menambahkan footer di sisi server pada pesan keluar dari pengguna atau grup tertentu.
Aturan alur email bekerja di tingkat gateway, jadi berlaku apa pun aplikasi Outlook yang dipakai pengguna. Konsekuensinya, pengguna tidak melihat tanda tangan itu saat menulis pesan — footer ditambahkan ketika email dikirim. Untuk pengelolaan yang lebih kaya (logo, tanda tangan per departemen, banner kampanye), perusahaan sering memakai alat pihak ketiga yang terintegrasi dengan Microsoft 365.
Jika organisasi Anda sudah memasang tanda tangan terpusat, bicarakan dengan tim TI sebelum menambahkan tanda tangan pribadi di Outlook web — keduanya bisa muncul ganda pada email keluar Anda. Halaman ini ditujukan untuk pengguna yang menyiapkan tanda tangan sendiri, bukan untuk admin yang menggelar kebijakan seluruh perusahaan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa itu tanda tangan yang tersimpan bersama kotak surat? +
Tanda tangan disimpan bersama kotak surat sehingga aplikasi Outlook yang mendukung dapat membacanya dari akun, bukan hanya mengandalkan berkas tanda tangan lokal. Ketersediaannya bergantung pada akun Microsoft, kebijakan tenant, dan aplikasi Outlook yang dipakai, jadi selalu periksa di aplikasi yang Anda gunakan.
Aplikasi Outlook mana yang harus diperiksa? +
Periksa Outlook web, Outlook Baru untuk Windows, Outlook Klasik untuk Windows, Outlook untuk Mac, dan Outlook seluler satu per satu. Jangan berasumsi tanda tangan yang tersimpan di satu aplikasi otomatis muncul di semua tempat; jika sebuah aplikasi tidak menampilkannya, atur tanda tangan lokal di aplikasi tersebut.
Apakah bekerja dengan Office 365? +
Ya. Office 365 berganti nama menjadi Microsoft 365 pada April 2020; pengaturan kotak surat dan tanda tangan Outlook pada dasarnya sama untuk tenant kerja maupun sekolah. Alur paling aman tetap sama: buat tanda tangannya, lalu periksa di setiap aplikasi Outlook yang Anda pakai.
Mengapa tidak muncul di iPhone atau Android? +
Jika tanda tangan yang Anda atur di Outlook web tidak muncul di Outlook seluler, atur langsung di aplikasi: ketuk foto profil, buka Pengaturan, lalu Tanda Tangan. Versi seluler sebaiknya berupa teks biasa karena format HTML dan gambar sering tidak tampil dengan andal di sana.
Apakah Outlook di Mac menyinkronkan tanda tangan yang sama? +
Anggap Outlook untuk Mac sebagai pengaturan tanda tangan yang terpisah, kecuali Anda sudah memastikan sebaliknya pada akun Anda. Atur langsung di aplikasi Mac melalui Outlook → Pengaturan → Tanda Tangan — Anda bisa menempelkan HTML yang sama dari generator agar tampilannya konsisten di semua perangkat.
Bisakah admin TI memasang satu tanda tangan untuk seluruh perusahaan? +
Bisa, tetapi bukan lewat pengaturan tingkat pengguna seperti di halaman ini. Admin biasanya memakai aturan alur email Exchange Online untuk menambahkan disclaimer atau tanda tangan dari sisi server. Untuk pengelolaan terpusat yang lebih kaya, perusahaan sering memakai alat pihak ketiga. Jika organisasi Anda sudah menerapkannya, tanyakan kepada TI sebelum menambahkan tanda tangan pribadi agar keduanya tidak muncul ganda.
Gambar tanda tangan saya tidak tampil di Outlook web — apa penyebabnya? +
Editor tanda tangan Outlook web cukup sensitif terhadap cara gambar disisipkan. Jika gambar yang Anda tempel menghilang, pakai tombol sisipkan gambar bawaan editor untuk menambahkan logo dari komputer, atau simpan gambar di URL HTTPS tepercaya lalu rujuk dari sana. Setelah itu kirim email percobaan ke diri sendiri untuk memastikan gambar tetap tampil setelah dikirim.
Apakah tanda tangan ikut pada balasan dan penerusan? +
Hanya jika Anda mengaktifkannya. Pada bagian "Pilih tanda tangan bawaan" di pengaturan Outlook web, opsi untuk pesan baru dan untuk balasan/penerusan diatur terpisah. Banyak orang sengaja membiarkan balasan tanpa tanda tangan, atau memakai versi satu baris, agar blok yang sama tidak berulang di setiap pesan dalam satu utas.
Mengapa tanda tangan tidak ada di daftar Outlook Windows? +
Jika tanda tangan tersimpan tidak terlihat di Outlook Klasik untuk Windows, pastikan Anda masuk ke kotak surat yang sama, perbarui Outlook, lalu buka pengaturan tanda tangan lokal. Jika versi web tetap tidak muncul, tempel tanda tangan hasil generator langsung ke aplikasi Windows tersebut.
Bisakah akun Microsoft 365 berbeda memakai tanda tangan berbeda? +
Bisa. Outlook web mendukung beberapa tanda tangan tersimpan untuk satu kotak surat, dan Anda dapat memilih mana yang dipakai untuk pesan baru dan mana untuk balasan. Jika Anda mengelola beberapa akun Microsoft 365, konfigurasikan dan periksa tanda tangan setiap kotak surat secara terpisah.
Apakah tanda tangan kotak surat tersedia di semua paket? +
Tidak. Dukungan bergantung pada kotak surat, jenis akun, aplikasi Outlook yang dipakai, dan kebijakan organisasi. Jika opsinya tidak ada atau tanda tangan tidak muncul di aplikasi lain, tanyakan kepada admin TI dan gunakan editor tanda tangan lokal aplikasi tersebut sebagai alternatif.
Bisakah tanda tangan yang sama dipakai di Outlook Klasik? +
Bisa, tetapi tetap periksa hasilnya. Jika Outlook Klasik di desktop tidak menampilkan tanda tangan yang Anda buat di web, tempel langsung HTML dari generator ke editor tanda tangan melalui File → Opsi → Email → Tanda Tangan.
Apakah generator ini gratis? +
Ya, 100% gratis tanpa pendaftaran, kartu kredit, template premium, atau watermark. Langganan Microsoft 365 merupakan biaya terpisah.
Jelajahi selengkapnya
Panduan pemasangan email
Siap memasang tanda tangan Microsoft 365?
Buat sekali lalu periksa di setiap aplikasi Outlook yang Anda gunakan. Gratis tanpa mendaftar.
Buat Tanda Tangan M365