Gerador de Assinatura para Microsoft 365 + Guia de Configuração
Monte uma assinatura HTML profissional para o Microsoft 365 em poucos minutos. Grátis, sem cadastro — comece no Outlook on the Web, confira os clientes Outlook que você usa e configure fallbacks locais quando necessário.
As assinaturas do Microsoft 365 funcionam de um jeito diferente das assinaturas do classic Outlook: em vez de ficarem guardadas em um arquivo .htm local em cada dispositivo, elas podem viver na sua caixa de correio e migrar para os clientes Outlook compatíveis pelo recurso Roaming Signatures. O detalhe é que nem todo cliente Outlook já aceita esse roaming — Outlook on the Web e Outlook for Windows aceitam, mas Outlook for Mac e os apps Outlook mobile ainda usam assinaturas locais. Este guia mostra a configuração do lado do usuário, explica quais clientes sincronizam e quais não, cobre o fallback no celular e aponta as alternativas implantadas pelo administrador que times de TI usam quando precisam de uma assinatura para a empresa inteira.
Crie sua assinatura no gerador grátis
Abra nosso gerador grátis de assinaturas de e-mail, escolha um modelo e preencha seu nome, cargo, empresa, e-mail e quaisquer links de contato. O gerador produz HTML em tabelas que cola perfeitamente no editor de assinaturas do Outlook. Quando terminar, clique em "Copiar assinatura".
Entre no Outlook on the Web
Acesse outlook.office.com (ou outlook.office365.com) e entre com sua conta corporativa ou acadêmica do Microsoft 365. O Outlook on the Web é hoje o local principal para definir uma assinatura no Microsoft 365 — suas configurações de assinatura também são a fonte do Roaming Signatures, do qual os clientes Outlook compatíveis podem puxar a partir da sua caixa de correio.
Abra as configurações de assinatura
Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito → View all Outlook settings → Mail → Compose and reply. O editor "Email signature" aparece no topo do painel. Se você já tem uma assinatura aqui, pode editá-la; caso contrário, clique em "+ New signature" para começar do zero.
Cole a assinatura e dê um nome a ela
Clique dentro do editor de assinatura e pressione Ctrl+V no Windows ou Cmd+V no Mac para colar. Dê um nome curto à assinatura (por exemplo, "Work" ou "Default") para ela aparecer nos menus suspensos. A assinatura é salva na sua caixa de correio, não apenas nesta sessão do navegador.
Escolha os padrões para novas mensagens e respostas
Em "Select default signatures", escolha sua nova assinatura para "For new messages" e decida se quer aplicá-la também para "For replies/forwards". Muita gente usa uma assinatura completa em mensagens novas e uma assinatura mais curta — ou nenhuma — nas respostas. Clique em Save.
Confira nos clientes Outlook que você realmente usa
Abra o new Outlook for Windows, o classic Outlook for Windows, o Outlook for Mac e qualquer app móvel que você usa, e envie um e-mail de teste de cada um. Se um cliente não mostrar a assinatura salva, crie uma versão local dentro desse cliente.
Quais clientes Outlook sincronizam sua assinatura via Roaming Signatures
O Outlook on the Web e o new Outlook for Windows usam um fluxo parecido de configurações de assinatura, e algumas contas do Microsoft 365 podem mostrar assinaturas salvas na caixa de correio em clientes Outlook compatíveis. Trate isso como algo a verificar, não como garantia para todo tenant ou conta.
O Outlook for Mac atualmente usa assinaturas locais e ainda não exibe assinaturas vindas da caixa de correio. O Outlook mobile no iOS e no Android também não suporta Roaming Signatures atualmente. Não existe configuração ou ajuste de registro que ative o roaming nesses clientes hoje — depende de a Microsoft adicionar o recurso.
O Roaming Signatures exige uma caixa de correio no Microsoft 365 ou no Outlook.com. Caixas hospedadas no Exchange (on-premises), em serviços de e-mail de terceiros ou acessadas via POP/IMAP não conseguem fazer roaming das assinaturas. Se o seu administrador de TI mantém uma política no nível do tenant que controla assinaturas, isso também pode afetar o que cada cliente exibe.
Configurando uma assinatura no celular no iPhone e no Android
Como o Outlook mobile não faz roaming das assinaturas a partir da caixa de correio hoje, é preciso definir uma assinatura de celular diretamente dentro do app Outlook. Abra o app Outlook, toque no ícone do seu perfil, vá em Settings e depois em Signature. Digite ou cole a versão em texto simples dos seus dados de contato e salve.
A assinatura do Outlook mobile é baseada em texto — formatação HTML, logos e imagens inline não são transferidos direito por ali. Um padrão comum é manter uma assinatura mais curta em texto simples no celular (nome, cargo, empresa, telefone, e-mail) e a assinatura HTML completa no Outlook on the Web e no Outlook for Windows.
O Outlook mobile aceita uma única assinatura por conta no dispositivo, aplicada tanto às mensagens novas quanto às respostas. Se você precisar de assinaturas diferentes para contas diferentes, configure cada conta separadamente dentro do app Outlook.
Solução de problemas comuns da assinatura no Microsoft 365
A assinatura aparece no Outlook on the Web mas não no Outlook for Windows: confirme que você entrou na mesma caixa de correio, atualize o Outlook e verifique as configurações de assinatura desse cliente Windows. Se a assinatura salva na web não aparecer, crie ou cole a assinatura localmente.
A imagem da assinatura some depois de colar: o editor web do Outlook pode ser exigente com a forma como as imagens são incorporadas. Se uma imagem colada desaparecer, use o botão de inserir imagem do próprio editor para adicionar o logo a partir do seu computador, em vez de depender da versão colada. Um logo hospedado em uma URL HTTPS confiável costuma funcionar melhor que um Data URI para a renderização entre clientes.
A assinatura aparece em mensagens novas mas não nas respostas: confira "Select default signatures" no Outlook on the Web — "For new messages" e "For replies/forwards" são configurados separadamente. Você também pode deixar as respostas sem assinatura e adicionar uma manualmente em conversas específicas.
Configurações de assinatura na nuvem ausentes no Outlook for Windows: isso normalmente significa que o tenant ou a conta não tem Roaming Signatures habilitado. Verifique com seu administrador de TI ou recorra às configurações locais de assinatura dentro do Outlook for Windows em File → Options → Mail → Signatures.
Assinaturas implantadas pelo administrador via regras de transporte e ferramentas de terceiros
Quando uma empresa quer que todo funcionário envie mensagens com uma assinatura ou aviso legal padronizado, o time de TI normalmente não configura o Outlook de cada usuário. Em vez disso, os administradores configuram regras de transporte no Exchange Online (também chamadas de regras de fluxo de mensagens) que acrescentam, do lado do servidor, um aviso ou assinatura às mensagens de saída de usuários ou grupos selecionados.
As regras de transporte funcionam no nível do gateway, então valem independentemente do cliente Outlook que o usuário esteja usando. O contraponto é que o usuário não vê a assinatura acrescentada enquanto escreve — ela entra no caminho. Para uma gestão central mais rica (logos, assinaturas por departamento, banners de campanha), as empresas costumam usar ferramentas de terceiros como Exclaimer ou CodeTwo que se integram ao Microsoft 365.
Se a sua empresa já tem uma assinatura implantada de forma centralizada, fale com o time de TI antes de adicionar uma assinatura pessoal no Outlook on the Web — as duas podem acabar duplicadas no seu e-mail de saída. Esta página é para usuários configurando a própria assinatura pessoal, e não para administradores aplicando uma política para toda a empresa.
Perguntas frequentes
O que são Roaming Signatures no Microsoft 365? +
Roaming Signatures é um recurso que armazena sua assinatura na sua caixa de correio do Microsoft 365 para que os clientes Outlook compatíveis possam puxá-la da nuvem em vez de precisar de uma cópia local em cada dispositivo. A assinatura que você cria no Outlook on the Web pode aparecer automaticamente no Outlook for Windows quando o recurso é suportado e está habilitado.
Quais clientes Outlook devo verificar? +
Verifique separadamente Outlook on the Web, new Outlook for Windows, classic Outlook for Windows, Outlook for Mac e Outlook mobile. Não presuma que uma assinatura salva em um cliente aparece em todos; se um cliente não mostrar a assinatura, configure uma assinatura local nesse app.
Funciona com o Office 365? +
Sim. O Office 365 foi renomeado para Microsoft 365 em abril de 2020; a caixa de correio e as configurações de assinatura subjacentes são as mesmas. Tanto tenants corporativos ou escolares que ainda exibem a marca "Office 365" quanto tenants atuais do Microsoft 365 usam o mesmo editor de assinatura do Outlook on the Web e têm o mesmo suporte ao Roaming Signatures.
Por que minha assinatura não aparece no iPhone ou no Android? +
O Outlook mobile não suporta Roaming Signatures atualmente, então a assinatura definida no Outlook on the Web não sincroniza para o app Outlook no seu celular. Defina uma assinatura de celular diretamente no app Outlook: toque no seu perfil, vá em Settings e depois em Signature. As assinaturas no celular são em texto simples — formatação HTML e imagens não são transferidas.
O Outlook for Mac sincroniza a mesma assinatura? +
O Outlook for Mac atualmente usa assinaturas locais e não exibe assinaturas vindas da caixa de correio via Roaming Signatures. Se você usa Outlook for Mac, configure uma assinatura diretamente no app (Outlook → Settings → Signatures) — você pode colar a mesma assinatura HTML do gerador para mantê-la consistente entre dispositivos.
Meu administrador de TI pode empurrar uma única assinatura para a empresa inteira? +
Pode, mas não por essa configuração no nível do usuário. Os administradores normalmente usam regras de transporte do Exchange Online (regras de fluxo de mensagens) para acrescentar, do lado do servidor, um aviso ou assinatura ao e-mail de saída. Para gestão central mais rica, as empresas costumam usar ferramentas de terceiros como Exclaimer ou CodeTwo. Se a sua empresa já faz isso, confira com o time de TI antes de adicionar uma assinatura pessoal para as duas não se duplicarem.
A imagem da minha assinatura não aparece no Outlook on the Web — o que está errado? +
A renderização de imagens no editor de assinatura do Outlook na web pode ser sensível à forma como a imagem foi incorporada. Se uma imagem colada desaparecer, use o botão de inserir imagem do próprio editor para adicionar o logo a partir do seu computador, ou hospede a imagem em uma URL HTTPS confiável e a referencie por ali. Depois, envie um e-mail de teste para você mesmo para confirmar que a imagem sobrevive ao envio.
Minha assinatura também é adicionada a respostas e encaminhamentos? +
Só se você ativar. Em "Select default signatures" nas configurações do Outlook on the Web, "For new messages" e "For replies/forwards" são configurados separadamente. Muita gente mantém as respostas limpas (sem assinatura, ou com apenas uma assinatura curta de uma linha) para não repetir o mesmo bloco em cada mensagem de uma conversa.
Por que minhas assinaturas estão faltando no menu suspenso no Outlook for Windows? +
Se você não vê suas assinaturas salvas no classic Outlook for Windows, confirme que entrou na mesma caixa de correio, atualize o Outlook e abra as configurações locais de assinatura. Se a assinatura da web continuar ausente, cole a assinatura gerada diretamente nesse cliente Windows.
Posso usar assinaturas diferentes para contas diferentes do Microsoft 365? +
Sim. O Outlook on the Web suporta várias assinaturas salvas por caixa de correio, e você pode escolher qual delas se aplica a mensagens novas e a respostas. No Outlook for Windows, o menu suspenso do Roaming Signatures deixa você alternar entre as assinaturas enquanto escreve. Se você gerencia várias contas do Microsoft 365, cada caixa de correio tem o seu próprio conjunto de roaming signatures.
O Roaming Signatures está disponível em todo plano do Microsoft 365? +
O Roaming Signatures exige uma caixa de correio hospedada no Microsoft 365 ou no Outlook.com. Caixas no Exchange (on-premises), em serviços de e-mail de terceiros ou acessadas via POP/IMAP não conseguem fazer roaming das assinaturas. A maioria dos planos comerciais e escolares padrão do Microsoft 365 atende ao requisito, mas políticas no nível do tenant e configurações individuais da conta podem afetar a disponibilidade — confirme com seu administrador de TI se algo não estiver funcionando.
Posso usar a mesma assinatura no classic Outlook desktop? +
Sim, mas confira. Se o classic Outlook desktop não mostrar a assinatura criada na web, cole o HTML do gerador diretamente em File → Options → Mail → Signatures.
Esse gerador é grátis? +
Sim, 100% grátis. Sem cadastro, sem cartão de crédito, sem modelos premium e sem marca d'água. A assinatura do Microsoft 365 é um custo separado da Microsoft — mas o gerador e este guia de configuração são grátis para usar.
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