Microsoft 365 電子郵件簽名產生器 + 設定指南
幾分鐘內為 Microsoft 365 設計一份專業的 HTML 簽名。免費、免註冊——先在 Outlook on the Web 中建立，再逐一驗證你實際使用的 Outlook 用戶端，並在需要時設定本機備援簽名。
Microsoft 365 簽名的呈現方式取決於帳號、租戶策略和 Outlook 用戶端。有些 Microsoft 365 信箱可在受支援的 Outlook 用戶端中使用信箱端簽名，其他組合仍須在各 App 內分別建立。本指南將說明使用者端的設定流程，以及 Windows、Mac 與行動版的驗證方式，也會介紹 IT 團隊可採用的集中部署方案。
在免費產生器中設計你的簽名
開啟我們的免費電子郵件簽名產生器，挑選一個範本，填寫姓名、職稱、公司、信箱以及任何聯絡連結。產生器會輸出基於表格的 HTML，可以乾淨地貼上到 Outlook 的簽名編輯器中。完成後點選「複製簽名」。
登入 Outlook on the Web
造訪 outlook.office.com（或 outlook.office365.com），使用 Microsoft 365 工作或學校帳戶登入。Outlook on the Web 是一個可靠的初始建立入口；儲存後，再檢查你使用的每個 Outlook 用戶端是否顯示同一份簽名，或是否仍需要本機副本。
開啟簽名設定
點選右上角的齒輪圖示 →「設定」→「帳戶」→「簽名」。如果這裡已有簽名，可以直接編輯；否則點選「新增簽名」，為它取一個名稱，然後貼上到下方的編輯框中。
貼上簽名並命名
點選簽名編輯器內部，在 Windows 上按 Ctrl+V，在 Mac 上按 Cmd+V 貼上。給簽名起一個簡短的名字（例如「Work」或「Default」）以便在下拉式選單中識別。簽名會儲存到你的信箱中，而不僅僅是目前瀏覽器會話。
為新電子郵件和回覆設定預設簽名
在「Select default signatures」下，把新簽名設定為「For new messages」的預設，並決定是否同時應用到「For replies/forwards」。許多人在新電子郵件中使用完整簽名，在回覆中使用更短的簽名或不使用簽名。點選儲存。
在你實際使用的 Outlook 用戶端中驗證
開啟 new Outlook for Windows、classic Outlook for Windows、Outlook for Mac，以及你依賴的行動版 App，並分別寄一封測試郵件給自己。如果某個用戶端沒有顯示已儲存的簽名，請在該用戶端內建立本機版本。
Microsoft 365 簽名哪裡會同步，哪裡仍是本機簽名
Outlook on the Web 和 new Outlook for Windows 使用相似的簽名設定流程，某些 Microsoft 365 帳戶也可以在受支援的 Outlook 用戶端中顯示信箱端簽名。請把它當作需要驗證的能力，而不是每個租戶或帳戶都必然具備的保證。
Classic Outlook for Windows、Outlook for Mac 和 Outlook 行動版是否需要單獨設定本機簽名，取決於帳戶和用戶端版本。Microsoft 也把 Outlook for Mac 與 Windows/Web 的簽名流程分開說明。
信箱端簽名是否可用，取決於 Microsoft 帳號、信箱、用戶端與租戶策略的組合。如果某個用戶端沒有顯示簽名，請使用該用戶端的本機簽名編輯器，不要直接假設是同步故障。
在 iPhone 和 Android 上設定行動版簽名
如果 Outlook 行動版沒有顯示信箱簽名，請直接在 Outlook App 內設定行動版簽名。開啟 Outlook App，點選個人頭像，進入「設定」，然後是「簽名」。輸入或貼上聯絡方式的純文字版本並儲存。
Outlook 行動版簽名是基於文字的——HTML 格式、Logo 和內嵌圖片無法乾淨地在這裡傳遞。常見做法是在行動版使用一份更短的純文字簽名（姓名、職稱、公司、電話、信箱），在 Outlook on the Web 和 Outlook for Windows 上使用完整的 HTML 簽名。
Outlook 行動版在同一裝置上每個帳戶只支援一份簽名，同時應用於新電子郵件和回覆。如果你需要為不同帳戶使用不同的簽名，請在 Outlook App 內分別設定每個帳戶。
Microsoft 365 簽名常見問題排查
簽名在 Outlook on the Web 中能顯示但在 Outlook for Windows 中不顯示：確認你登入的是同一個信箱，更新 Outlook，並檢查該 Windows 用戶端內的簽名設定。如果網頁版儲存的簽名仍未出現，請在本機貼上或建立簽名。
簽名圖片貼上後消失：Outlook 的網頁編輯器對圖片的內嵌方式比較挑剔。如果貼上的圖片消失了，請使用編輯器自帶的圖片插入按鈕，從電腦中新增 Logo，而不是依賴貼上版本。一個可信的 HTTPS 代管 Logo URL 在跨用戶端呈現時往往比 Data URI 更穩定。
簽名在新電子郵件中顯示但在回覆中不顯示：檢查 Outlook on the Web 中的「Select default signatures」——「For new messages」和「For replies/forwards」是分別設定的。你也可以讓回覆不帶簽名，然後在特定郵件串中手動新增。
Outlook for Windows 中找不到雲端簽名設定：這通常意味著帳戶、租戶或用戶端沒有提供信箱端簽名能力。請諮詢 IT 管理員，或退回到 Outlook for Windows 的本機簽名設定：「檔案」→「選項」→「郵件」→「簽名」。
透過傳輸規則和第三方工具進行管理員集中部署
當公司希望每位員工寄出的電子郵件都帶有統一簽名或法務免責聲明時，IT 部門通常不會逐一設定每位使用者的 Outlook，而會在 Exchange Online 中建立郵件流程規則，為指定使用者或群組的外寄郵件附加伺服器端免責聲明或簽名。
郵件流程規則會在閘道端套用，因此不受使用者所用 Outlook 用戶端影響。缺點是使用者撰寫郵件時看不到附加的簽名，因為內容是在郵件傳送過程中加入。若需要更細緻的集中管理，例如依部門套用 Logo、簽名或行銷橫幅，公司通常會採用 Exclaimer 或 CodeTwo 等與 Microsoft 365 整合的第三方工具。
如果公司已集中部署簽名，在 Outlook on the Web 中新增個人簽名前，請先向 IT 確認，以免外寄郵件出現兩份簽名。本頁適合自行設定個人簽名的使用者，不適用於管理全公司的簽名政策。
常見問題
Microsoft 365 的信箱端簽名是什麼？ +
信箱端簽名會把簽名儲存在信箱帳戶中，讓受支援的 Outlook 用戶端可以從帳戶讀取，而不是只依賴本機簽名檔案。可用性取決於 Microsoft 帳戶、租戶策略和 Outlook 用戶端，因此一定要在你實際使用的用戶端中驗證。
我應該驗證哪些 Outlook 用戶端？ +
請分別驗證 Outlook on the Web、new Outlook for Windows、classic Outlook for Windows、Outlook for Mac 和 Outlook 行動版。不要假設在一個用戶端儲存的簽名會出現在所有地方；如果某個用戶端沒有顯示，請在該 App 內設定本機簽名。
Office 365 也適用嗎？ +
適用。Office 365 在 2020 年 4 月更名為 Microsoft 365；工作或學校租戶的信箱和 Outlook 簽名設定大體相似。最穩妥的流程仍然是先建立簽名，再到你使用的每個 Outlook 用戶端逐一驗證。
為什麼我的簽名不出現在 iPhone 或 Android 上？ +
如果你在 Outlook on the Web 中設定的簽名沒有出現在 Outlook 行動版，請直接在 Outlook App 內設定行動版簽名：點選個人頭像，進入「設定」，然後是「簽名」。行動版簽名通常建議保持為純文字，因為 HTML 格式和圖片在這裡並不可靠。
Outlook for Mac 會同步同一份簽名嗎？ +
除非你已經在自己的帳戶中驗證過，否則請把 Outlook for Mac 當作單獨的簽名設定。請直接在 Mac App 內設定簽名（「Outlook」→「設定」→「簽名」）——你可以從產生器中貼上同一份 HTML 簽名，讓不同裝置保持一致。
IT 管理員能為全公司統一部署簽名嗎？ +
可以，但不是透過這項個人設定。管理員通常會使用 Exchange Online 郵件流程規則，在外寄郵件中附加伺服器端免責聲明或簽名；若需要更細緻的集中管理，也可採用 Exclaimer 或 CodeTwo 等第三方工具。如果公司已經這麼做，新增個人簽名前請先向 IT 確認，以免重複。
我的簽名圖片在 Outlook on the Web 中顯示不出來——是哪裡出了問題？ +
Outlook 網頁版簽名編輯器對圖片的內嵌方式比較敏感。如果貼上的圖片消失，請使用編輯器內建的插入圖片按鈕，從電腦新增 Logo；也可以將圖片放在可信的 HTTPS 網址上再引用。之後請寄一封測試郵件，確認圖片仍能顯示。
簽名會同時加到回覆和轉寄電子郵件上嗎？ +
只有在你啟用後才會。在 Outlook on the Web 設定中的「Select default signatures」下，「For new messages」和「For replies/forwards」是分別設定的。許多人保持回覆簡潔（不帶簽名，或只用一行的精簡簽名），避免在同一條郵件串的每封電子郵件中重複出現整段簽名。
為什麼我的簽名在 Outlook for Windows 的下拉式選單中不見了？ +
如果你在 classic Outlook for Windows 中看不到已儲存的簽名，請確認登入的是同一個信箱，更新 Outlook，並開啟本機簽名設定。如果網頁版簽名仍未出現，請把產生器簽名直接貼上到該 Windows 用戶端中。
我能為不同的 Microsoft 365 帳戶使用不同的簽名嗎？ +
可以。Outlook on the Web 支援為每個信箱儲存多份簽名，你可以選擇哪一份用於新電子郵件和回覆。如果你管理多個 Microsoft 365 帳戶，請分別為每個信箱設定並驗證簽名。
所有 Microsoft 365 方案都支援信箱端簽名嗎？ +
不一定。可用性取決於信箱、帳戶類型、Outlook 用戶端和租戶策略。如果找不到該選項，或簽名沒有出現在其他用戶端，請諮詢 IT 管理員，並使用對應用戶端的本機簽名編輯器作為備援。
同一份簽名可以在 classic Outlook 桌面版使用嗎？ +
可以，但需要驗證。如果 classic Outlook 桌面版沒有顯示你在網頁版建立的簽名，請把產生器輸出的 HTML 直接貼上到「檔案」→「選項」→「郵件」→「簽名」的簽名編輯器中。
這個產生器免費嗎？ +
是的，100% 免費。免註冊、無需信用卡、沒有付費範本、沒有水印。Microsoft 365 訂閱是 Microsoft 單獨收取的費用——但產生器和這份設定指南都可以免費使用。